1. はじめに
電子取引に関わる電子データの保存は、2022年1月1日より義務化予定でしたが、企業側の対応の遅れを考慮して、令和4年度税制改正において、2年間の猶予期間が設けられました。電子帳簿保存法とは、帳簿、領収書、請求書などの書類を、データで保存することを認める法律です。電子帳簿保存法の範囲として、電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引の３つがございます。今回は、その中で、スキャナ保存制度について取り上げます。
2. スキャナ保存の概要
各税法で保存が義務付けられている書類は、一定の要件の下で、紙のままではなく、スキャナで読み取った電子データの形式で保存することができます。
(1) 対象となる書類[AK1]
取引相手から受け取った書類と、自己が作成して取引先に交付する書類の写しがスキャナ保存の対象です。具体的には、以下の区分がございます。
① 重要書類
資金や物の流れに直結する書類 （契約書、納品書、請求書、領収書等）
② 一般書類
資金や物の流れに直結しない書類 （見積書、注文書、検収書等）
(2) 入力期間の制限[AK2]
重要書類には、記録事項の入力期間に制限があり、以下の二つの方式があります。
早期入力方式：概ね7営業日以内①
業務処理サイクル方式：業務の処理に係る通常の期間（2 ヶ月以内）を経過した後、概ね7 営業日以内②
なお、 業務処理サイクル方式を採用する場合は、処理を行うまでの期限を長くとれますが、「国税関係書類の作成又は受領から入力までの各事務の処理に関する規程」を定める必要があります。
なお、一般書類には、入力期間の制限なく、適時に入力することができます。
(3) タイムスタンプの付与等[AK3]
入力期間内に、タイムスタンプを記録事項に付す必要があります。ただし、入力期間内に記録事項を入力したことを確認できる場合は、この要件に代えることができます。
(4) ヴァージョン管理
電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合に、その事実と内容を確認できるか、あるいは訂正又は削除ができないシステムを使用することが求められます。
(5) 検索機能の確保
日付、取引金額、取引先、あるいはそれらの組み合わせの条件で検索できるようにする必要があります。
3. おわりに
今回は電子帳簿保存法の中から、スキャナ保存制度について取り上げました。電子帳簿保存法については、今後も法改正が予想されますが、新しい制度なので、正しい理解に基づいて準備をしておくことが重要です。なお、今回の解説も、概略的な内容を紹介する目的で作成されたものですので、専門家としてのアドバイスは含まれておりません。個別に専門家からのアドバイスを受けることなく、本情報を基に判断し行動されることのないようお願い申し上げます。
ご不明な点等ございましたら、お気軽に弊社までご相談下さい。
（参考資料）
国税庁 「スキャナ保存関係」
（令和4年11月24日アクセス）